Co łączy żebraka z dworca PKP i milionera z Las Vegas? Jest to CZAS – dla każdego z nich doba ma tylko 24 godziny – ani minuty dłużej, ani krócej. Praktycznie każda osoba, którą spotkałem miała jakieś plany bądź marzenia do zrealizowania, jednak gdy zadawałem pytanie -” co robisz aby zrealizować ten cel ?” – słyszałem odpowiedź –“ na razie nie mam na to czasu “– doskonale ich rozumiem, bo miałem taki sam problem. Jednak przeszło 5 lat temu pewna osoba poleciła mi robienie list z zadaniami, które powinienem wykonać. Weczorem listy miały być podsumowane oraz oznaczane jako pozytywne bądź negatywne – przy negatywnych miałem napisać co było przyczyną niewykonania zadania. Często powtarzającą się przyczyną było – zabrakło mi czasu. Pewien czas temu postanowiłem zmienić tę postać rzeczy – po kilku dniach czytania pism, blogów i książek przygotowałem listę metod, które pomogą zaplanować mój dzień. Ten wpis jest tylko zbiorem działań, ale bez twojej aktywności nie przyniesie on żadnych rezultatów, a więc do dzieła freelancerze!

Listy „TODO” – czyli listy zadań do wykonania. Zacząłem je stosować już w 1 klasie technikum, od tego czasu spisałem wiele kartek z zadaniami. Nie będę opisywał jakie modyfikacje wprowadzałem z biegiem czasu – przedstawię natomiast zdjęcie przykładowej listy. Pragnę zaznaczyć, że w użytkowaniu list TODO miałem niestety dość długi przestuj, do codziennego stosowania ich powróciłem jakiś rok temu. Do spisywania zadań używam zwykłego notatnika z wyrywanymi karteczkami – takiego za kilka złotych, ważne natomiast jest to, aby nie spisywać ich luźnych kartkach, ponieważ te mają tendencje do ciągłego gubienia się jak zrobi się ich za dużo.
Na tę listę mają trafiać zadania, których nie jesteś w stanie wykonać od razu, bądź zajmują więcej niż 15 minut – jeżeli zadania zajmują mniej czasu wykonaj je odrazu.

Każda kartka podzielona jest na cztery kolumny. Kolumny 2-4 wypełniam wieczorem, bądź za dnia jak lista się skończy – staram się mieć przygotowane 2 listy z zadaniami jedna na następny dzień – a druga w razie jakbym szybciej wykonał zadania aby nie marnować cennego czasu na wymyślanie kolejnych zadań.

Kolumna pierwsza :Kolejność – tę kolumnę wypełniam jako ostatnią, dopiero jak przejdę do wykonywania czynności z tej kartki. Zawiera ona numer wykonywania czynności – na przykładowej liście najpierw karmię rybki – piszę skrypt- a oddając auto do naprawy w drodze powrotnej idę zapłacić rachunki – ta kolumna ma wyeliminować zbędne błądzenie po liście w celu znalezienia odpowiedniego zadania na daną chwilę.

Kolumna druga: kółeczko – status – priorytet. Kolumna ta obrazuje nam priorytet oraz status zadania. Używam 3 priorytetów : czerwony, niebieski oraz biały kolor kółka. Możliwe stany kółka, które używam przedstawia poniższy obrazek:

Kolumna trzecia : opis oraz czas wykonania. W tej kolumnie znajduje się króciutki opis zadania oraz czas, który chcę przeznaczyć na wykonanie tego działania. Wpisuj czas przeznaczony na wykonanie tego zadania. Im więcej czasu na wykonanie tym więcej czasu można zmarnować!
Jednak nie popadaj w skrajność, 4 godziny na „karmienie rybek” było by przesadą, tak samo jak 15 minut na napisanie artykułu. Dla tej kolumny stosuję jeszcze jedną sztuczkę , a mianowicie staram się układać zadania tak, aby były przeplatane – wykonuję jedno zadanie umysłowe a następnie fizyczne – taki układ zadań daje czas naszemu umysłowi na zejście z wysokich obrotów i drobną regenerację sił do następnych wyzwań.

Kolumna Kamieni milowych : może być szerokości jednej kratki (jest to moja modyfikacja) – zaznaczam przy zadaniu, które ma wpływ na kamienie milowe. Aktualnie staram się tworzyć listy w taki sposób, aby codziennie znajdowały się maksymalnie trzy zadania powiązane z kamieniem milowym. Jeżeli nie używałeś takich list wyznacz około 6 zadań na dzień w tym jedno przybliżające Ciebie do wykonania kamienia milowego. Umieszczając na liście dziennej tylko jedno zadanie związane z kamieniem milowym automatycznie wykonujemy małe kroki do naszego wielkiego celu 🙂

Ważnym elementem przy korzystaniu z list są wieczorne podsumowania – połączyłem aktualizacje list TODO z listami dziennymi, tygodniowymi oraz miesięcznymi. Generalnie podsumowanie zaczynam od oceny, które zadanie zostało źle ocenione czasowo i staram się wyciągnąć konkretne wnioski.

Notatnik musi być zawsze pod ręką. Ja mam go zamontowany do portfela – użyłem notatnika na spiralce, ponieważ w niej jest ołówek, który dzięki zgnieceniu kilku oczek nie wysuwa się i zawsze mam go pod ręką, aby coś zapisać. Zapisywanie wszystkiego co przyjdzie tobie do głowy pomaga pozbyć się myśli o danej czynności – zapisuję i zapominam do wieczornej aktualizacji list. Przy wieczornej aktualizacji list TODO spisuję zadania z notatnika. Pewnie zastanawiasz się co zapisuję w tym notatniku – pomysł na ten artykuł miałem na przykład w lutym tego roku, a od tamtego czasu grzecznie czekał na swoją kolej – jako że wylądował w słoiczku nie musiałem o nim pamiętać. Moja cała uwaga była skoncentrowana na aktualnym zadaniu.

W przypadku małej ilości zadań na liście dziennej sięgam do mojego słoika pełnego pomysłów i wybieram zadanie najlepsze do zrealizowania w danym momencie. Do słoiczka wrzucam zadania spisane na karteczkach o wymiarach 2,5 cm x 8 cm. Nie wrzucam tam rozpisanych projektów – na karteczce zapisuję „Art :: zarządzanie czasem”. Słoiczek stoi jako 4 element na moim biurku poza podstawką na karteczki, lampką z długopisami oraz monitorem. Im więcej elementów na biurku, tym więcej elementów może nas rozpraszać. Należy wyeliminować wszystko co odwraca naszą uwagę i nie pozwala się skoncentrować.

Na dysku swojego komputera posiadam folder, w którym przetrzymuję potrzebne informacje do wykonania zadania takie jak zdjęcia, linki do jakichś forów z pytaniami etc. Zadania rozdzielam na foldery, aby utrzymać porządek, są tam m.in. foldery artykuły, projekty, pomysły. Struktura folderów na dobrą sprawę nie zmienia się, dzieje się tak dopiero od jakichś 3 miesięcy, a wcześniej ulegała zmianie bardzo często. Przy modifikacji struktury należy pamiętać o zadaniach – generalnie jak chcę przenieść jakiś folder sprawdzam czy nie ma do niego przydzielonych zadań – aktualizuję karteczkę i dopiero go przenoszę.